Política de Privacidad

1. Alcance de esta política

Esta Política de Privacidad explica cómo Integral Wellness Program (“IWP”) puede recopilar, utilizar, proteger, conservar y compartir la información necesaria para responder consultas, gestionar inscripciones, operar el portal y prestar sus programas no clínicos de bienestar.

2. Información que podemos recopilar

Según la interacción del participante con IWP, podemos recopilar:

• nombre, correo electrónico, teléfono y otros datos de contacto;
• información proporcionada durante consultas, incorporación e intake;
• información de bienestar entregada voluntariamente por el participante;
• metas, hábitos, compromisos, actividades, check-ins y evaluaciones del programa;
• datos necesarios para crear y proteger una cuenta;
• información relacionada con programación de sesiones;
• metadatos de transacción necesarios para confirmar compras, pagos o reembolsos;
• registros técnicos y de seguridad razonablemente necesarios para proteger el servicio.

IWP no necesita almacenar el número completo de una tarjeta de pago cuando dicho procesamiento es realizado directamente por el proveedor de pagos.

3. Información de bienestar sensible

Los registros del programa pueden incluir información relacionada con sueño, estrés, energía, rutinas, hábitos y otras metas de bienestar seleccionadas por el participante. IWP trata esta información como sensible.

IWP es un programa no clínico. Esta información no se utiliza para diagnosticar enfermedades, prescribir tratamientos ni sustituir la evaluación de un profesional licenciado.

4. Para qué utilizamos la información

• responder consultas y solicitudes de información;
• programar consultas o sesiones;
• gestionar inscripción, activación y acceso al portal;
• entregar el programa seleccionado;
• personalizar planes, actividades y acompañamiento no clínico;
• permitir la revisión humana correspondiente por Milena Rivas;
• registrar progreso, compromisos, check-ins y cierre del programa;
• procesar y documentar pagos y transacciones;
• mantener la seguridad de cuentas y prevenir abuso o fraude;
• cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, de seguridad o de conservación cuando correspondan.

5. Proveedores de servicios externos

IWP puede utilizar proveedores externos razonablemente necesarios para operar el servicio, incluidos servicios de pago, programación, correo electrónico, alojamiento web y otras herramientas técnicas. Actualmente el sistema de staging contiene referencias a proveedores como Stripe y Calendly, y determinadas funciones pueden utilizar tecnologías de Google o Apple.

Estos proveedores operan conforme a sus propias condiciones y políticas de privacidad. IWP debe procurar compartir únicamente la información razonablemente necesaria para que cada proveedor cumpla su función.

6. Venta de información y publicidad dirigida

IWP no vende la información de bienestar de sus participantes.

IWP no debe utilizar ni divulgar información sensible de bienestar para publicidad dirigida sin una revisión legal específica y, cuando corresponda, el consentimiento requerido por la ley aplicable.

7. Conservación de información

Como criterio operativo inicial de IWP, sujeto a revisión legal final y a las obligaciones que correspondan:

• las consultas y registros de potenciales clientes podrán conservarse hasta 24 meses después de la última interacción significativa;
• los registros activos de cuenta y programa podrán conservarse durante la participación y, normalmente, hasta 3 años después de la última actividad del programa;
• la evidencia de consentimientos y transacciones podrá conservarse normalmente hasta 7 años;
• los registros técnicos y de seguridad podrán conservarse normalmente hasta 12 meses, salvo que exista una razón legítima para un período distinto.

IWP podrá conservar determinada información durante más tiempo cuando sea razonablemente necesario para cumplir obligaciones legales, fiscales o contables, prevenir fraude, gestionar una disputa, defender reclamaciones o atender requerimientos legítimos.

8. Menores de edad

La inscripción por autoservicio de IWP está diseñada para adultos de 18 años o más.

Una persona menor de 18 años podrá ser considerada únicamente mediante revisión humana y con la participación y autorización adecuada de su padre, madre o tutor legal antes de recopilar información del programa o activar una inscripción.

Los menores de 13 años no deben proporcionar directamente información personal mediante los formularios de autoservicio de IWP.

9. HIPAA y otras normas de privacidad relacionadas con salud

IWP no afirma actualmente ser una entidad cubierta por HIPAA. La aplicabilidad de HIPAA depende, entre otros factores, de la condición legal de la organización y de determinadas relaciones con entidades cubiertas o asociados comerciales.

Que HIPAA no resulte aplicable a una organización no significa que la información de bienestar carezca de protección. Pueden existir otras obligaciones federales o estatales sobre privacidad, seguridad, protección del consumidor o notificación de incidentes.

10. Seguridad

IWP utiliza medidas administrativas y técnicas orientadas a proteger la información de acuerdo con su sensibilidad, entre ellas autenticación, controles de acceso, sesiones protegidas y prácticas de seguridad del sistema. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta.

11. Incidentes de seguridad y brechas

Cualquier sospecha razonable de acceso, adquisición, uso o divulgación no autorizada de información identificable debe investigarse con prontitud. IWP deberá determinar, con asesoría adecuada cuando corresponda, si existe obligación de notificar al afectado, a una autoridad u otras partes conforme a la ley aplicable.

12. Solicitudes del participante

Sujeto a la ley aplicable y a obligaciones legítimas de conservación, el participante puede contactar a IWP para solicitar información sobre sus datos, correcciones, una copia de determinada información o eliminación cuando corresponda.

Las solicitudes pueden enviarse a milenarivas@integralwellnessprogram.com. IWP podrá solicitar información razonable para verificar la identidad de la persona solicitante.

13. Cambios a esta política

IWP puede actualizar esta política cuando cambien sus servicios, proveedores, prácticas o obligaciones legales. Cuando un cambio sea material, deberá utilizarse una nueva versión del documento y, cuando corresponda, solicitar una nueva aceptación o consentimiento.

14. Contacto

Para preguntas relacionadas con privacidad o tratamiento de información:

Integral Wellness Program
Responsable del programa: Milena Rivas
Correo: milenarivas@integralwellnessprogram.com
Teléfono: +1 (508) 215-6371